Szokták kérdezni tőlem, hogyan tudok annyi mindent elintézni. Azt szoktam erre válaszolni, hogy főleg azért, mert üres a fejem, de tele vagyok energiával. Nem tudok ennél jobbat. De valójában nem ennek köszönhetem, miért tudok annyiféle célt megvalósítani. Ennek titka egy sok-sok éve folyamatosan alkalmazott gyakorlati szabály, melyet nem tanítottam olyan sokszor: a 10-80-10 szabály.
Aki ismer, tudja, előszeretettel delegálok feladatokat. Szinte minden feladatra találok embert. Persze ennek is megvan a célravezető és helytelen módja. Úgy gondolom, a 10-80-10 szabály alapján lehet legjobban feladatokat delegálni.
Dióhéjban felvázolva, ha van egy nagy elérendő cél, akkor a teljes megvalósítási folyamatot (ami legyen 100%), az első 10%-ra, a középső 80%-ra és az utolsó 10%-ra osztom. Nekem az első és az utolsó 10%-ban van szerepem. A középső 80%-ot az általam összeállított munkatársi csapat végzi. Az első 10%-ba azért folyok bele, hogy a megvalósítás jó irányba induljon. Ekkor átadom a csapatnak a stafétabotot. Azért rá-rákérdezek dolgokra, de nem nagyon. Ebben a fázisban rajtuk áll minden. Aztán amikor a megvalósítás már a végéhez közeleg, újból jövök és segédkezek az utolsó 10%-nál.
Olyan ez, mint egy keret, vagy mint a repülőgépvezetés. A repülés két meghatározó része a fel- és leszállás. Ezek a legveszélyesebb és egyben a legbonyolultabb szakaszok. Ha a csapat munkájának ebben a két meghatározó részében részt veszek, akkor tudom őket a sikeres célbaérésben segíteni.
A mai bejegyzéshez írom le, mi az az öt dolog, amelyet az első 10%-ot jelentő szakaszban biztosan meg kell adnom a csapatnak. Legközelebb pedig arról az öt dologról írok, melyet az utolsó 10% során biztosítok nekik.
Tehát a megvalósítás első 10%-a során az alábbiakról gondoskodom számukra.
1. Az összkép
Gyakran mondom, hogy a vezetőnek nagyobb a rálátása, mint a csapattagoknak. A megvalósításnak a kezdetén osztom meg a csapattal, hogy pontosan mit látok, és pontosan milyen végeredményt szeretnék látni. Nem szeretném, ha a csapatom indulást követően elveszítse az utat, pedig ez nem ritkaság. Az emberek nekibuzdulnak, aztán nem tudják, hogyan tovább. Ez sokszor így van. Lelkes indulás, aztán jön az elbizonytalanodás, mert nincs rálátásuk, nem látják összképet. Tehát ekkor ragadom meg a lehetőséget, hogy biztosítsam, hogy mindenki azonos alapról induljon, és ugyanazokért a célokért küzdjön.
2. Célkitűzések
Ekkor van itt az ideje a nagy célt apróbb célkitűzésekre bontani. Csak négy-öt főbb célkitűzésre próbálok összpontosítani. Ebből adódik a „hogyan” kérdés. Hogyan érjük el a nagy átfogó célt? Tanácsos a lehető legegyszerűbben kitűzi a kisebb célokat, közérthető formába öntve, azért, hogy a csapat később is vissza tudjon ezekhez nyúlni, rögtön látni lehessen, hogy nem tértek-e el a céltól.
3. Iránymutatás
Ebben a szakaszban további részletekbe megyek, segítek abban, hogy a csapatban meghatározzuk, hogy pontosan ki miért felelős. Mindenkinek egyénileg szeretnék irányt mutatni, mert nem mindenki csinálja ugyanazt. Mindenkinek tisztában kell lennie saját beosztásával, hogy elkerüljük a későbbi összeütközéseket. Másrészről így hamarabb megvan a felelős.
4. Kisegítő erőforrások
Mindenki tudja, mit kell tennie a cél eléréséhez. De azt is tisztázni kell, hogy a megvalósítás érdekében milyen segítséget igényelnek tőlem. Mire van szükségük? Segítők kellenek? Kell egy hely, ahol dolgozhatnak? Pénzre van szükség? Azelőtt, hogy elvárnám másoktól, hogy megcsinálják, amit kérek, biztosítanom kell nekik azt, amire szükségük van a feladat elvégzéséhez.
5. Felelősség
Ez az a pont, ahol átadom a stafétabotot, és innen kezdve az ő irányításuk alatt van a munka következő 80%-a. Megadtam, amire az induláshoz szükségük volt, felkészítettem őket a sikeres megvalósításra. Azt akarom, hogy tudatosuljon bennük, hogy innen övüké az irányítás, és a megvalósítás végéig én nem nagyon fogok részt venni.
Ezen a ponton, amikor a csapatnak átadom a megvalósítás folyamatának következő 80%-át, elkezdhetek újabb tervek megvalósításával foglalkozni, vagy folytathatom saját teendőimet. Az ilyen feladatmegosztással egyszerre több terv egyidejű megvalósítását tudjuk biztosítani, mert azok 80%-át nem mi végezzük.
Igaz sokan osztanak meg így feladatokat, de az arány inkább 10:90. A vezető segít az első 10% során, aztán a megvalósítás többi része a csapatra marad. Szerintem jobb a 10-80-10 eloszlás. Ettől lesz a projekt sokkal kiválóbb, mert a vezető, aki az összképet adta, a végén is segít, hogy a csapat munkáját összekovácsolja.
A következő bejegyzésemben azt az öt dolgot osztom meg, amit a végén biztosítok a munkatársaimnak, amikor az utolsó 10% során újból segítek. Ha ezeket az elveket magunk is kipróbáljuk, sokkal hatékonyabb lesz az energiaráfordítás, és átütőbb a hatás.
Egyre több gyülekezetben találkozunk a bulletinnel, ami egy információkat tartalmazó, szórólap méretű, papírlap, amelyet minden héten kezéb adhatunk az istentisztelet látogatóinak. Talán éppen a ti gyülekezetetek is gondolkodik az indításán. Ezért osztom meg a következő vázlatot, (