Azt hiszem mindannyian küzdünk az időbeosztással. Kis kaposvári pásztorkörünkben újra és újra visszatérő téma ez. A "sűrgős dolgok zsarnoksága" sokszor hatalmába kerít bennünket. Nagy segítség lehet a feladatok kategorizálásban az az egyszerű táblázat, amit Stephen Covey állított össze:
1. negyed Sürgős Fontos | 2. negyed Nem Sürgős Fontos |
3. negyed Sürgős Nem fontos | 4. negyed Nem sürgős Nem fontos |
Aszerint kellene sorba rendeznünk feladatainkat, hogy melyik negyedbe esnek:
1. negyed: Fontos és sürgős. Ezek a feladatok legyenek az első számú prioritásaink. A tennivalók listáján csak az első helyekre rakhatjuk őket. Fontosak és még ma meg is kell csinálnunk őket. Nem halogathatjuk.
2. negyed: Fontos, de nem sürgős. A holnap feladatai. Fontossági sorrendben a második legfontosabb dolgok. Lehet nem lesz rögtön következménye, ha elmulasztjuk, de hosszabb távon szembe kell majd néznünk a hatásaival. Ilyen lehet vezetők számára például a folyamatos tanulás vagy éppen a pihenés és a család elhanyagolása.
3. negyed: Sürgős, de nem fontos. Ezek azok a feladatok, amik lehet, hogy valaki más számára sürgősek, de nem fontosak a mi számunkra. Ezek már csak a harmadik helyre kerülhetnének. A legtöbb email, vagy a mostanában divatba jövő közösség média (iwiw, facebook) kommunikáció is ebbe a kategóriába esik. De ilyenek azok a nagyon sürgős telefonhívások is, amikor mások valaki telefonszáma iránt érdeklődnek, és még sorolhatnánk. Praktikusan, ha például számítógépen dolgozol, készülsz egy igehirdetésre zárj be, minden olyan programot, ami elvonhatná a figyelmedet.
4. negyed: Nem sürgős és nem is fontos. Ezeket a dolgokat a legjobb ha egyszerűen törlöd a napi teendőid közül. Ilyen lehet a túlzásba vitt információ begyűjtési kényszer: megnézni a híradót, miután végigolvastad az összes fontos hírt már az Interneten is. Sokszor ebbe a kategóriába tartozik a céltalan TV nézés is.