Egy klasszikus értekezlet, vezetőségi alkalom 5 szabályát említi Harry Chapman:
- Soha ne érkezz időben!- Ez megbélyegezne, hogy csak kezdő vagy!
- Ne mondj semmit, amíg az értekezlet tart, így bölcsnek látszol!
- Fogalmazz a lehető leghomályosabban, így elkerülöd, hogy irritálj másokat!
- Amikor kétségeid vannak, javasold, hogy hozzanak létre egy albizottságot!
- Légy az első, aki a felfüggesztést vagy az elnapolást indítványozod: rögtön népszerű leszel, hiszen mindenki csak erre várt egyébként is!
Bizonyára vicces olvasni a fenti sorokat, de én ültem már néhány olyan vezetőségi megbeszélésen, bizottsági értekezleten, ahol a fenti szabályokat igen komolyan vették. Ezek az alkalmak azzal a határozott érzéssel záródtak, hogy eléggé haszontalanul töltöm az időmet. Vezetőként többször kell értekezletet, bizottsági ülést vagy vezetőségi megbeszélést vezetni. Ilyenkor igyekszem John Maxwell tanácsait követni, aki azt mondja a hatékony értekezletről:
- Az értekezlet előtt tarts egy rövid megbeszélést a kulcsfontosságú személyekkel. Így van időd átbeszélni a javaslatokat és megkímélheted magad kellemetlen hozzászólásoktól.
- Aktuális információk: érdemes a napirend legelső pontja előtt összefoglalni mi minden történt a legutolsó ülés óta. Ez csak néhány percet vesz igénybe.
- Megvitatandó kérdések: Ezek azok a problémák, kihívások, amelyek feladatként fognak majd megfogalmazódni. Itt még csak beszélni kell róla és eldönteni, hogy átkerül e a következő kategóriába. Ennél semmi többet!
- Végrehajtandó feladatok: Ide kerülnek azok a feladatok, amelyeket már megismertünk és tudunk bennük dönteni. Fontos megjelölni a feladat felelősét és a határidőt.
Kívánok 2014-ben még hatékonyabb, eredményesebb megbeszéléseket!